Jak napisać CV do biura?

Nie martw się. To wcale nie jest takie trudne. Wraz z naszym poradnikiem uda Ci się krok po kroku napisać profesjonalne CV dla pracownika biurowego. Możesz mieć pewność, że rzuci się ono w oczy każdemu rekruterowi.

Pracownik biurowy jest niezbędny do tego, aby biuro było sprawne i zorganizowane. Posada ta wiąże się zwykle z wieloma obowiązkami. Należą do nich np. interakcje z klientami i zewnętrznymi dostawcami, tworzenie i utrzymywanie harmonogramów dla innych pracowników, organizowanie i archiwizowanie ważnych dokumentów oraz wprowadzanie informacji do baz danych. Możesz także udzielać wsparcia bezpośrednio kadrze kierowniczej, w tym organizować miejsca spotkań, organizować podróże i robić notatki.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć we własnym CV, zapoznaj się z naszym przykładem CV dla pracownika biurowego. Skorzystaj z dołączonych wskazówek dotyczących pisania, aby dostosować swoje CV i zwiększyć szansę na przyciągnięcie uwagi rekrutera.

CV pracownik biurowy - przykład

Praca w biurze wydaje się całkiem prosta, ale tak naprawdę to tylko pozory. Wymaga ona wielu kompetencji zarówno miękkich, jak i twardych. O stanowisko pracownika administracyjnego ubiega się mnóstwo osób w tym samym czasie. Szczególnie teraz, kiedy możliwość pracy zdalnej jest większa niż kiedykolwiek. 

Dlatego tak ważne jest napisanie profesjonalnego CV do biura. Aplikując na tę posadę, musisz się czymś wyróżnić spośród innych kandydatów. Tak naprawdę, aby Twój życiorys mógł przyciągnąć uwagę rekrutera, musisz przyłożyć się do swojej prezentacji jak tylko potrafisz. 

Umiejętności w CV pracy biurowej to tylko jedna z wielu składowych porządnego życiorysu. Musisz wziąć pod uwagę wiele innych sekcji. Oprócz ciekawego doświadczenia będzie to na przykład chwytliwy profil osobisty oraz wykształcenie. Czy wiesz, jak napisać CV, dzięki któremu zwrócisz na siebie uwagę? Jeżeli nie, to przedstawiamy kilka cennych wskazówek, które Ci w tym pomogą.

Nie zwlekaj, stwórz CV, które da Ci pracę!

Stwórz CV

Dane osobowe

Czyli jaki format CV pracownik biurowy powinien uwzględnić, przygotowując wszystkie informacje.

CV nie zawsze musi mieścić się na jednej stronie. Może składać się z dwóch, w zależności od doświadczenia i osiągnięć. Jednak podobnie jak w każdym innym CV, format CV do biura powinien zawierać następujące podstawowe sekcje: 

• Imię i nazwisko,

• Dane kontaktowe,

• Profil osobisty,

• Umiejętności,

• Doświadczenie zawodowe,

• Wykształcenie.

Nie pomijaj w swoim życiorysie żadnej ze wspomnianych części. Jeżeli chcesz zrobić dobre wrażenie na pracodawcy, stwórz kompletną prezentację, składającą się ze wszystkich kluczowych sekcji. Nie zapominaj, że CV jest Twoją pierwszą wizytówką, która ma za zadanie przyciągnąć uwagę czytelnika. Nie zniechęć go pominiętymi informacjami. Wówczas rekruterzy mogą pomyśleć, że coś ukrywasz. Musisz udowodnić swój profesjonalizm oraz rzetelność.

Profil zawodowy

Profil zawodowy to zaledwie od trzech do pięciu zdań, które charakteryzują Twoją ogólną sylwetkę zawodową. To miejsce na napisanie o Twoim największym osiągnięciu oraz wizji pracy w firmie, do której aplikujesz. To także idealny moment, aby wyraźnie podkreślić, czego szukasz na tym stanowisku i w jakim sensie może Cię ono rozwinąć. 

Pamiętaj, że profil osobisty może zadecydować o tym, czy rekruter przystąpi do dalszego czytania Twojego CV. Jeżeli nie zainteresujesz nim przyszłego pracodawcy, wówczas Twoja aplikacja może automatycznie trafić do kosza. Co zatem powinien zawierać profil osobisty?

Wyraźnie określ, ile masz lat doświadczenia i w jakich branżach. Opisz także swoje kluczowe osiągnięcie i sposób, w jaki je zrealizowałeś. Podsumowanie pracownika biura powinno zawierać:

• Osiągnięcia na wyznaczonym stanowisku

• Tylko twoje doświadczenie zawodowe

• Twoje najistotniejsze zalety, zestaw umiejętności i kluczowe kompetencje

• Znaczące osiągnięcia, które zamierzasz powtórzyć

• W niektórych przypadkach także wyniki i liczby

Doświadczenie zawodowe

Zaprezentuj swoją historię zatrudnienia. Dołącz nazwę firmy, tytuł, daty zatrudnienia oraz listę codziennych obowiązków na każdym z poprzednich stanowisk. Zacznij od najnowszej pozycji. Ta część CV stworzy Twój pozytywny wizerunek. Wskaż obowiązki z poprzednich miejsc pracy i utwórz listę odpowiednich obowiązków, aby uzyskać głęboki wgląd w odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie. 

Przykłady:

• “Wykazał doskonałe umiejętności zorientowania na klienta, pomagając działowi marketingu w działaniach promocyjnych i kampaniach.”

• “Nadzorował harmonogramy dla wszystkich dyrektorów i zarządzał rezerwacjami sal konferencyjnych.”

• “Współpracował z działem HR w celu ułatwienia rekrutacji, w tym zorganizowania i prowadzenia stoiska na lokalnych targach kariery.”

• “Trenował nowych asystentów administracyjnych w zakresie procedur zarządzania biurem i planował mentoring w wielu działach pracy.”

• “Utrzymywał i ulepszał internetowe bazy danych kont klientów i zewnętrznych dostawców oraz aktualizował informacje w razie takiej potrzeby.”

• “Stworzył nowy system do monitorowania potencjalnych klientów w wydajny sposób.”

Doświadczenie zawodowe mówi wprost o tym, jaką wiedzę i konkretne umiejętności zdobyłeś na poprzednich stanowiskach. Dopilnuj, aby w Twoim CV do biura znalazły się wszystkie umiejętności, o których jest mowa w ofercie pracy. Sprawi to, że zostaniesz odebrany jako odpowiednia osoba na dane stanowisko. W końcu posiadasz doświadczenie, które idealnie współgra z wymaganiami pracodawców.

Opisuj zatem role, jakie odegrałeś na poszczególnych stanowiskach. Nie szczędź szczegółów. Im więcej wykonywanych obowiązków, tym lepiej. A co, jeżeli nie posiadasz jeszcze dużego doświadczenia zawodowego w tym zawodzie? Możesz zastąpić historię zrobionymi kursami. Wówczas pisz o tym, czego się na nich nauczyłeś i jak to wykorzystałeś.

Nie zwlekaj, stwórz CV, które da Ci pracę!

Stwórz CV

Wykształcenie

W większości firm, aby być pracownikiem biura, pracodawcy wymagają co najmniej wykształcenia średniego. Dlatego dobrym ruchem będzie wypisanie wszystkich zdobytych stopni na ścieżce swojej edukacji. Jeżeli jesteś po studiach i masz tytuł akademicki, śmiało umieść go w życiorysie. Choć średni stopień w zupełności wystarczy, to każdy wyższy poziom będzie wyglądał jeszcze atrakcyjniej w CV pracownika biurowego. Jeżeli jesteś studentem, sprawdź tutaj.

Jeśli jednak nie masz dyplomu ukończenia studiów, możesz posłużyć się tutaj każdym innym dyplomem. Być może uczęszczałeś na kursy informatyczne, które umożliwiły Ci pracę w biurze. Możesz o tym napisać w swojej prezentacji. Każdy dokument potwierdzający ukończenie jakiejkolwiek szkoły, będzie lepszy niż jego brak. Pobieranie lekcji czy dodatkowych kursów świadczy o Twoim zaangażowaniu i ambicji na drodze samorozwoju.

Umiejętności

Na wszystkich stanowiskach biurowych, rekruterzy wymagają dokładnie tego samego zestawu umiejętności. Wiele zależy od tego, ilu asystentów biurowych musisz nadzorować oraz jakiego oprogramowania i innych systemów używa Twój pracodawca.

Jako pracownik biura, będziesz odpowiedzialny za wykonanie kilku różnych zadań administracyjnych. Obejmują one zatrudnianie i zwalnianie pracowników, przeprowadzanie ocen wydajności, szkolenie nowych pracowników i nadzorowanie innych. Pod Twoje zadania może również podlegać: zatwierdzanie formalnych zapotrzebowań, prowadzenie ogólnych operacji biznesowych oraz prowadzenie dokumentacji czy dokumentacji personalnej. 

Z powodu dużej ilości obowiązków, powinieneś być wyposażony w zestaw kilku istotnych kompetencji miękkich. Wśród nich są między innymi:

• Zarządzanie informacjami,

• Wielozadaniowość,

• Przetwarzanie poczty,

• Planowanie,

• Rozwiązywanie konfliktów,

• Podejmowanie decyzji,

• Kreatywność,

• Krytyczne myślenie,

• Zarządzanie projektami,

• Rozumowanie dedukcyjne,

• Rozumowanie indukcyjne,

• Analityczność,

• Dbałość o szczegóły,

• Proaktywność,

• Precyzja,

• Identyfikacja problemów systemowych.

Częścią Twojej roli będzie również znalezienie sposobów na wydajniejsze wykonywanie pracy. Plus dla Ciebie, jeśli potrafisz zidentyfikować nieefektywność w prowadzeniu biura i zapewnić rozwiązania. Być może uda Ci się zaoszczędzić pracodawcy dużo pieniędzy i tym samym oszczędzić współpracowników.

Będziesz odpowiedzialny za terminowe zamawianie materiałów biurowych, dokładne i uporządkowane prowadzenie dokumentacji oraz śledzenie potrzeb wszystkich innych osób w biurze. Jeśli dobrze wykonasz swoją pracę, biuro będzie działało samo. Jeśli popełnisz błąd, niektóre osoby mogą nie być w stanie w pełni wykonać swojej pracy.

Podobnie jak asystenci biurowi, często będziesz jedną z pierwszych osób, które widzą odwiedzający. Czasami jednak możesz być jedyną osobą, którą zobaczą, jeśli któryś z managerów będzie nieobecny. Musisz działać jako skuteczny recepcjonista, jednocześnie wypełniając inne obowiązki.

Możesz być także głównym punktem kontaktowym wśród różnych osób korzystających z biura. Być może będziesz musiał poćwiczyć rozwiązywanie konfliktów. Wszystko to składa się na wiele komunikatów, zarówno pisemnych, jak i ustnych, z których wszystkie muszą być dokładne, wydajne, przyjazne i profesjonalne przez cały czas.

Ważne jest, aby kierownicy biur posiadali szeroki zakres umiejętności obsługi komputera. Szczegóły będą zależeć od Twojego pracodawcy, ale zwykle obejmują wprowadzanie danych, arkusze kalkulacyjne i ogólne zadania informatyczne.

Twoje obowiązki mogą obejmować prowadzenie ksiąg rachunkowych, fakturowanie, budżetowanie i księgowość. Może być również wymagane przetwarzanie pozycji płac, drobnych środków pieniężnych i pozycji QuickBooks. Raporty kwartalne i półroczne mogą również wchodzić w zakres Twoich obowiązków. 

O ile Twoje biuro obsługuje finanse, będziesz ostatecznie odpowiedzialny za upewnienie się, że są one dobrze zarządzane. Jako pracownik biura będziesz musiał posiadać dobrą wiedzą programów:

• Microsoft Office Suite,

• Systemy operacyjne,

• Wprowadzanie danych,

• Kalendarze cyfrowe,

• Zarządzanie pocztą e-mail,

• Oprogramowanie KPI,

• Rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem,

• Udostępnianie plików,

• Finanse.

Musisz także wskazać rodzaj branży, w której pracowałeś. Każda branża ma swoje własne sposoby, procesy i wskaźniki, więc większość pracodawców chce się upewnić, że będziesz znał ich działania. Na przykład, jeśli pochodzisz z agencji rekrutacyjnej, której działalność biurowa koncentruje się wokół „miejsc docelowych” i „spreadów”, możesz być nieco zdezorientowany w firmie ubezpieczeniowej, która zawsze mówi o „świadczeniach” i „ubezpieczeniu”. Uwzględnij branże, w których pracowałeś, zarówno w sekcji profesjonalnego podsumowania na górze CV, jak i również w każdym opisie stanowiska.

Jak widać, umiejętności w CV pracy biurowej nie ograniczają się jedynie do znajomości komputera. Stanowisko to wymaga wiele kompetencji, które umożliwią zajmowanie się sporą ilością obowiązków. Zastanów się, które z tych umiejętności posiadasz i wpisz je w swoje CV.

Zainteresowania

Zainteresowania w CV pracy biurowej to świetny sposób, aby wyróżnić się z tłumu. W ten sposób bardziej przybliżysz pracodawcy swoją osobowość i uczynisz z niej podstawę do dyskusji podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Daje to rekrutującemu pełniejszy obraz Ciebie. Zainteresowania spoza dziedziny zawodu informują pracodawcę, że jesteś osobą wszechstronną. Nie tylko pracujesz, ale także dobrze się bawisz. Hobby stanowią doskonałą podstawę do dyskusji na etapie rozmowy kwalifikacyjnej. Zajęcia sportowe wskazują, że jesteś wysportowany, zdrowy i towarzyski. Zaangażowanie w społeczność wskazuje na dobre umiejętności interpersonalne.

W zależności od tego, jakie wrażenie chcesz wywrzeć na swoim przyszłym szefie, przemyśl dokładnie tę sekcję. Ważne jest tylko to, abyś nie kłamał w kwestii zainteresowań. To na tyle grząski grunt, że każde kłamstwo z łatwością zostanie zdemaskowane na rozmowie o pracę. Jeśli chcesz zabłysnąć, pisz w CV o tym, na czym znasz się najlepiej. Wtedy żadne pytanie Cię nie zaskoczy, a rozmowa z szefem przebiegnie płynnie. 

Referencje

Referencje to dane osób, z którymi miałeś okazję pracować już w przeszłości. Zawierają one opinie o Tobie jako pracowniku oraz Twoich kompetencjach. Dzięki referencjom rekruterzy mogą lepiej zweryfikować potencjalnego pracownika. W razie wątpliwości zasięgają one oceny kogoś, kto zna aplikanta lepiej.

Tworząc swoje CV, zamieść sekcję “Referencje” wraz z potrzebnymi kontaktami. Nabierzesz w ten sposób wiarygodności. W CV pracownik biurowy musi zadbać o to, aby wzbudzić swoją osobą zaufanie rekruterów. 

Pamiętaj też, że przed wykorzystaniem danych swoich byłych pracodawców, powinieneś ich o tym poinformować i poprosić o zgodę. Ma to ścisły związek z RODO, którego lepiej jest przestrzegać.

Klauzula

Aby Twój przyszły pracodawca mógł się z Tobą skontaktować, w swoim CV musisz zamieścić odpowiednią klauzulę. Wyrażasz w niej zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez firmę, do której wysyłasz aplikację. Bez takowego zapisku, rekruter nie może podjąć dalszych działań. Choćby nawet miał on wobec Ciebie najlepsze intencje i chciał zaprosić cię do dalszego etapu rekrutacji, nie ma prawa do Ciebie ani zadzwonić, ani napisać maila. 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, bez Twojego pozwolenia nie wolno mu bowiem w żaden sposób wykorzystać Twoich danych personalnych i kontaktowych. A wszystko to za sprawą Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Formułka w dokumencie może być bardzo krótka i zwięzła:

Formułka w dokumencie może być bardzo krótka i zwięzła:

Nieco dłuższa i bardziej oficjalna wersja może zaś wyglądać następująco

List motywacyjny CV - pracownik biurowy

List motywacyjny wyjaśnia Twoje ubieganie się o dane stanowisko. Jest on tak samo ważnym dokumentem, jak samo CV. Wiele osób pomija ten aspekt i robi duży błąd. Dlatego już sam fakt, że do dołączyłeś wskazuje na to, że zależy Ci na posadzie w danej firmie. List motywacyjny ma za zadanie jeszcze bardziej przybliżyć Twoją osobę pracodawcy i zachęcić do dokładniejszego zapoznania się z Twoim CV. 

Aby napisać dobry list motywacyjny, powinieneś odpowiadać w nim na sugestie zawarte w ofercie pracy. Zawrzyj w nim osiągnięcia i umiejętności możliwe do wykorzystania na przyszłym stanowisku kelnerskim. Nawiązuj do swojego CV, czyli również do zdobytego doświadczenia w poprzednich restauracjach. Pamiętaj również o kluczowych elementach, na które składa się list motywacyjny:

• dane osobowe i kontaktowe kandydata oraz dane adresata (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa i adres firmy),

• aktualna data i miejsce zamieszkania,

• zwroty grzecznościowe (Szanowny Panie, Szanowna Pani lub Szanowni Państwo),

• wstęp (wyjaśnienie, co zainteresowało Cię w ofercie pracy i dlaczego się o nią ubiegasz),

• główna treść listu (wyjaśnienie, dlaczego uważasz, że jesteś idealnym kandydatem na dane stanowisko i co masz do zaoferowania jako pracownik),

• zakończenie (możesz wyrazić tutaj chęć spotkania z pracodawcą),

• zwrot grzecznościowy na końcu (np. Z poważaniem) i podpis .

List motywacyjny wzór pracownik biurowy

Jeżeli wciąż masz wątpliwości i nie wiesz, jak napisać list motywacyjny, to możesz skorzystać z poniższego wzoru:

Dlaczego uważam, że warto zatrudnić mnie na stanowisku pracownika administracyjnego?

1. Pracując jako pracownik biurowy przez 15 lat, opanowałem technikę wielozadaniowości do perfekcji. Dzięki temu mogę się skupić na wielu zadaniach w jednym czasie.

2. Doskonale programy komputerowe, co ułatwia mi codzienną pracę z dokumentacją. 

3. Moja wiedza z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi może pomóc firmie ujednolicić przepływ informacji między pracownikami, co przełoży się na wydajność pracy wszystkich oddziałów.

CV pracownik biurowy wzór - wciąż potrzebujesz pomocy?

Jeżeli nadal nie wiesz, jak zabrać się do pisania CV pracownika biurowego, zawsze możesz skorzystać z dodatkowych zasobów do szybkiego napisania aplikacji. Zwróć się do wykwalifikowanych i renomowanych ekspertów w CVMaker. Pomogliśmy wielu osobom poszukującym pracy w ich wysiłkach, poprzez napisanie profesjonalnego, przyciągającego uwagę CV.

Nie wahaj się, chwyć naszą pomocną dłoń, aby uniknąć typowych błędów i wyślij doskonałe CV do osób rekrutujących. W ten sposób z łatwością dostaniesz tę rozmowę kwalifikacyjną.

Podejmij akcję już teraz!

Stwórz CV